El cierre financiero, como todo en la vida, sigue un patrón natural.

Procesos relevantes contables en SAP S/4HANA Finanzas se crean de forma continua y se contabilizan casi en tiempo real en el libro mayor desde las transacciones originales (por ejemplo, recibos de facturas de proveedores, movimientos de materiales y documentos de facturación de clientes).

Procesos relevantes contables en SAP S/4HANA creados periódicamente y a fin de mes, se publican en el libro mayor solo casi en tiempo real cuando se realizan esas actividades (por ejemplo, créditos de proveedores, recuentos de ciclos de inventario y devoluciones de clientes).

Las publicaciones interconectadas dependen en gran medida de los sistemas en los que se originan, los patrones de integración hacia y desde esos sistemas y los requisitos comerciales. Si bien puede ser deseable contabilizar todas las transacciones relevantes contables casi en tiempo real en el libro mayor, a menudo no es práctico, no es un buen uso de los recursos y puede crear confusión debido al volumen de transacciones que se contabilizan, especialmente cuando las contabilizaciones en el libro mayor general se resumen y luego se envían a SAP S/4HANA. Teniendo en cuenta las dependencias naturales de las actividades upstream, garantizar que se comuniquen los límites, que las actividades se realicen de manera oportuna y ordenada, y que se supervisen los errores y la integridad es fundamental para un cierre financiero fluido y eficaz.

Ejemplo de cliente

No cerrar adecuadamente las cuentas pertinentes del libro mayor en el momento adecuado para evitar contabilizaciones futuras en el período anterior o contabilizaciones en cuentas que ya se consideran cerradas a menudo genera consecuencias indeseables. Hable con cualquier contador involucrado en el proceso de cierre que haya trabajado en SAP durante un período de tiempo razonable y casi siempre tendrá ejemplos de cómo los asientos contables se deslizaron inesperadamente al período anterior. Le dirán que, dependiendo del momento de ese percance y de dónde se encontraban en el proceso de cierre financiero, requirió un esfuerzo significativo para identificar y rectificar el impacto que tuvo en el momento de cerrar los libros ese mes y provocó incumplimientos en los hitos.

Si le pregunta a una organización: «¿Cuántos días lleva el proceso de cierre financiero?», lo más probable es que obtenga varias respuestas. Cerrar los libros en organizaciones de clase mundial puede llevar aproximadamente cinco días hábiles por mes. Cualquiera que sea la respuesta que reciba, la pregunta de seguimiento más importante (suponiendo que esté hablando con una persona de una empresa que cotiza en bolsa) es «¿Fue esa cantidad de días para cerrar hasta informar a la SEC o a la agencia reguladora local?» Es posible que descubra que el punto de referencia que utiliza una organización sobre cuántos días lleva cerrar los libros se basa en su alcance de responsabilidad. Por ejemplo, es posible que escuche que la respuesta inicial solo proporciona resultados a los líderes de las unidades de negocios individuales, al liderazgo ejecutivo o al director ejecutivo, o que la respuesta inicial excluye las consolidaciones financieras o la presentación de informes de resultados a las agencias reguladoras locales.

Ejemplo de calendario de cierre

Esto nos lleva a cómo se ve un calendario de cierre con SAP S/4HANA. Nuestro ejemplo ilustrativo que se muestra en la siguiente tabla es típico de empresas relativamente pequeñas que utilizan SAP S/4HANA. Muestra vagamente dependencias que reflejan la forma en que nos gusta organizar nuestro flujo de trabajo, para incluir actividades ascendentes e interconectadas.

Día 1

Día 2

Día 3

Día 4

Día 5

Este ejemplo está significativamente simplificado y podría ser una lista de tareas de más de 300 pasos para grandes empresas globales con organizaciones de servicios compartidos que ejecutan el cierre global. Los nombres o grupos y responsabilidades pueden variar o el momento puede diferir. También existen diferencias basadas en qué tan sofisticada es la organización, qué tan complejo es el panorama del sistema y qué herramientas avanzadas de colaboración estrecha se utilizan, si las hay.

Las tareas se comparten y son propiedad de toda la organización, normalmente por país y región, por ejemplo, América, Europa, Oriente Medio y África, y Asia. Cuando existen varias entidades jurídicas (códigos de empresa) para un país determinado, las actividades normalmente son propiedad de un individuo o grupo en todos esos códigos de empresa en el país, si no en la región. Para cualquier organización de tamaño relativamente grande, estas tareas se dividen por función.

En este caso, los contadores suelen especializarse en un área determinada, como activos fijos o transacciones entre empresas. Otros contadores se centran en el proceso de cierre del grupo y las capacidades dentro de SAP S/4HANA Finance para la generación de informes grupales o que pueden residir fuera de SAP S/4HANA. Para las capacidades realizadas fuera de SAP S/4HANA en software que no es de SAP, es probable que los contadores responsables del cierre del grupo no comprendan la profundidad y los matices requeridos en SAP S/4HANA en comparación con los contadores que participan en el procesamiento de transacciones del día a día.

Además, las organizaciones más grandes, especialmente aquellas que tienen operaciones en Europa del este, América del Sur, India y Asia, suelen crear centros de servicios compartidos en países de esas regiones con fines de arbitraje laboral. Es fácil ver las ventajas desde una perspectiva de costos, además de poder tener un “enfoque de seguir el sol” para cerrar los libros cuando los contadores en esos lugares naturalmente estarían trabajando.

Dependiendo de la ubicación específica, estas ventajas también pueden incluir una importante superposición de zonas horarias, por ejemplo, con entidades europeas que aprovechan las reservas de mano de obra en Europa del Este, India, Filipinas o en otros lugares. Los grupos de talentos altamente educados a menudo se encuentran cerca de las universidades y, si el idioma deseado no es el nativo, puede ser un segundo idioma muy común. Algunas organizaciones llegan incluso a subcontratar parcial o totalmente sus procesos contables y cerrados a empresas como IBM, EY u otras.

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Nota del editor: Esta publicación ha sido adaptada de una sección del libro. Cierre Financiero con SAP S/4HANA por francisco da cunha, Piotr Górecki, Mandar Kashikar, Howard A. La Kier, Sonam Pawar, Rodney Reed, Marc seisy Srinivas Sriram. Francisco es líder en el Centro de Competencia de Europa, Medio Oriente y África y en TruQua EMEA, una empresa de IBM. Piotr es director de programas y arquitecto empresarial en el Centro de Competencia Global SAP de IBM. Mandar es consultor administrativo senior en IBM Consulting. Howard ayuda a los clientes en sus transformaciones digitales habilitadas por las soluciones del ecosistema de SAP como líder de comercialización y entrega de transformación financiera para TruQua, una empresa de IBM. Sonam es un consultor administrativo senior con amplia experiencia en la ejecución de programas de transformación empresarial habilitados por SAP Finance y soluciones relacionadas. Rodney es consultor administrativo senior en la práctica de SAP en IBM Consulting. Marc es socio de TruQua, una empresa de IBM. Srinivas es el grupo líder en América del Norte en TruQua, una empresa de IBM.