¿Curioso cómo SAP S/4HANA lo ayuda a anticipar los ingresos y costos futuros? Exploremos la contabilidad predictiva y cómo redefine el pronóstico en sus informes financieros.
¿Qué es la contabilidad predictiva?
La contabilidad de la gerencia captura tradicionalmente datos financieros para transacciones comerciales externas antes que la contabilidad financiera. Hace esto para entregar predicciones que incluyen los márgenes anticipados para las órdenes de ventas recibidas o las órdenes de compra pendientes y los costos asociados.
Es posible que desee pensar en la contabilidad predictiva como sentada entre el plan y la entrada real del diario desde una perspectiva de tiempo. No es que la contabilidad predictiva como tal sea nueva. Compromisos existió en SAP ERPal igual que los registros de los pedidos de ventas entrantes y los proyectos relacionados con el pedido en el análisis de rentabilidad basado en costos, pero estas publicaciones se están investigando en SAP S/4HANA para almacenarlos en el Diario universal Junto con las entradas de revistas relacionadas con los principios contables generalmente aceptados (GAAP). La diferencia es que las entradas predictivas del diario se almacenan en un libro mayor separado para separarlas de las publicaciones relevantes para GAAP necesarias para fines contables.
Puede comenzar a explorar el papel de la contabilidad predictiva mirando la figura a continuación. En cualquier período determinado, habrá publicado movimientos materiales, facturas, etc. (que llamamos el reales), pero también tendrá información contractual en el sistema para las órdenes de compra (que indican que se espera un recibo de bienes y un recibo de factura por parte de la adquisición) o órdenes de ventas (que indican que se esperan un problema de bienes y una factura en el lado de las ventas).
La información contractual también indica cuándo se esperan estas transacciones comerciales, con la fecha de entrada del diario para determinar el valor del pedido de ventas entrante y la fecha de publicación que se utiliza para determinar el valor de los ingresos predichos. Es posible que aún no haya realizado una publicación relevante para los GAAP, pero ya tiene información que puede indicar cuál será el estado del negocio al final del próximo mes o trimestre.
Por supuesto, todavía hay otros elementos sobresalientes, como lo indican los otros elementos para entradas recurrentes, tareas de cierre, etc. Sin embargo, incluidos los valores para pedidos de ventas abiertas y órdenes de compra abiertas en los informes ya indica el valor de futuras transacciones comerciales para las cuales ya se ha registrado una obligación contractual.
A medida que observa la figura anterior, es importante comprender que las cifras que se muestran en la segunda columna se moverán gradualmente a la primera columna a medida que se incurran en costos e ingresos. Si ha trabajado con compromisos antes, sabrá que este compromiso se reduce gradualmente a medida que se reciben y cancelan los bienes cuando se publica la factura final. El mismo proceso tiene lugar en reversa para los pedidos de ventas entrantes, cuando la predicción se reduce a medida que el cliente se factura por cada entrega.
Usar KPI predictivos para ver con anticipación
Comencemos mirando los compromisos de la aplicación Cost Center (Savia fiori ID F3016) en la siguiente figura, que muestra las órdenes de compra abiertas y las solicitudes de viaje de las que un gerente de centro de costos es responsable.
Los costos predichos se consideran compromisos porque representan la obligación de pagar los bienes o servicios ordenados. Esta página de la lista analítica muestra gastar con el tiempo para los centros de costos asociados, lo que permite a los gerentes monitorear lo que ya han gastado y qué parte de su presupuesto ya está comprometido a cubrir las compras que aún no se han recibido. Estos compromisos se reducirán a medida que se reciban los bienes. Esto es importante desde una perspectiva contable, ya que el recibo de los bienes y el recibo de la factura darán como resultado costos reales en el centro de costos y es importante no contar la misma transacción dos veces.
Monitoreo del presupuesto y controles de disponibilidad
A continuación se muestra un ejemplo de un informe presupuestario del centro de costos, una forma pasiva de monitorear el gasto contra el plan. Sin embargo, puede tomar la idea del monitoreo del presupuesto y hacer que el sistema emita advertencias o incluso errores cuando los gerentes intentan iniciar el gasto que resultará en que exceda el presupuesto establecido para el centro de costos. Notar el Centro de costos de transporte de presupuesto columna.
Los centros de costos que llevan un presupuesto se asignan a un Perfil de control de disponibilidad de presupuestoy se realizan cheques para estos centros de costos. También puede decidir qué entradas de diario se deben incluir en el cheque. Por lo general, buscará incluir compras externas, gastos de viaje, etc., pero excluir los resultados de las asignaciones y asentamientos. Luego, puede definir que se emitirá un error cuando el presupuesto se use por completo para ese grupo de costos (100%) y que se emitirá una advertencia una vez que se haya utilizado más del 80% del presupuesto.
Compromisos para elementos y proyectos de WBS
También puede crear compromisos y realizar controles de disponibilidad de presupuesto contra elementos WBS en SAP S/4HANA. Al momento de escribir, aún no es posible crear compromisos para los pedidos, por lo que esta función solo tiene sentido para los elementos de WBS que no funcionan junto con redes, órdenes de mantenimiento, órdenes de producción, etc.
SAP ERP incluyó dos soluciones para compromisos: la diseñada para todos los clientes que hicieron compras y una versión extendida que respaldaba los requisitos más complejos del sector público. Ambas soluciones continúan siendo apoyadas. Desde una perspectiva de control, la solución en la nube descrita anteriormente solo puede manejar elementos WBS, no cualquier pedido o red asignada. Por esta razón, debe continuar utilizando la solución existente si trabaja con estructuras de proyecto que incluyen pedidos asignados.
Entradas de diario predictivas para pedidos de ventas entrantes
Si ahora considera la situación de ventas, se crean entradas de diario predictivas para los pedidos de ventas entrantes cuando el artículo de pedido de ventas se crea en SAP S/4HANA. La fecha clave para las órdenes de ventas entrantes es la fecha en que se capturó el pedido o el Fecha de entrada del diariocomo se muestra en esta figura en la aplicación de órdenes de ventas entrantes (ID de SAP Fiori F2964).
Esta es una página de lista analítica que permite al usuario seleccionar por grupo de clientes, grupo de productos y centro de ganancias y luego ver los elementos asociados gráficamente o en el formulario de lista. Puede auditar fácilmente estas entradas del diario siguiendo el enlace a los artículos de orden de ventas asociados. Observe cómo todas las dimensiones de informes en el Universal Journal se llenan utilizando las mismas derivaciones que para los ingresos y Publicaciones de dientes más tarde. Además del libro mayor de extensión, el Pensilvania El prefijo para la entrada del diario alerta al usuario sobre la naturaleza predictiva de la publicación.
Aplicaciones de margen bruto y ingresos predictivos
Existe una aplicación similar para los ingresos predictivos, pero utiliza el Fecha de publicación Como la fecha clave para reflejar cuándo se espera que los ingresos se obtengan, como en la siguiente figura, que muestra la aplicación de margen bruto (ID de SAP Fiori F3417). En ambos casos, si se cambia el pedido de ventas, la entrada del diario que se muestra en la cifra anterior se marcará como obsoleta y se creará un nuevo elemento para reflejar el cambio. Una idea importante detrás de la contabilidad predictiva es que las predicciones se reducen gradualmente a medida que se cumplen las órdenes y se envían facturas.
Manejo de errores en contabilidad predictiva
Al pensar en la contabilidad predictiva, es importante comprender que estas predicciones están estrechamente integradas con los procesos de compras y ventas relevantes. La entrada de diario predictiva está sujeta a todos los cheques que enfrentaría una entrada de diario normal en la contabilidad. Si hay errores en la contabilidad, el sistema evitará que los usuarios publiquen el movimiento o la factura del material. En la contabilidad predictiva, el sistema permite al usuario publicar el pedido de ventas, pero los documentos con errores contables se almacenarán en un registro de errores y se solucionan utilizando la aplicación de contabilidad predictiva del monitor (SAP Fiori ID F3828), que se muestra en esta figura.
Comparación con el análisis de rentabilidad basado en costos
En el análisis de rentabilidad basado en costos en SAP ERP, puede capturar los ingresos y los costos asociados con los pedidos de ventas entrantes en un entorno de maquillaje utilizando el tipo de registro A para pedidos de ventas entrantes y luego incluirlos en sus informes de rentabilidad. La principal diferencia era que nunca se redujeron, por lo que los usuarios tuvieron que tener cuidado de seleccionar documentos del tipo de registro correcto en los informes, mientras que la contabilidad predictiva registra la reducción a medida que la entrega y los ingresos dan como resultado verdaderos COG e ingresos.
En el análisis de rentabilidad basado en costos en SAP ERP, también puede capturar los ingresos y los costos asociados con los proyectos relacionados con el pedido utilizando el tipo I de registro y luego incluirlos en sus informes de rentabilidad. La contabilidad predictiva aún no admite registros de tipo I (proyectos relacionados con el pedido) en un entorno de compensación, pero el trabajo para ofrecer una solución equivalente ha comenzado.
Nota del editor: esta publicación ha sido adaptada de una sección del libro Control con SAP S/4HANA: Guía del usuario comercial por Salmón de janet y Stefan Walz. Janet es el principal propietario del producto para la contabilidad de gestión en SAP SE y ha acompañado muchos desarrollos a los componentes de control de SAP ERP Financials como un producto y un gerente de soluciones. Stefan es el principal arquitecto de proceso comercial para SAP S/4HANA Financials en SAP.
Esta publicación fue publicada originalmente el 5/2025.
