El documento de SAP y el cumplimiento de los informes (SAP DRC) es una solución utilizada para respaldar mandatos legales existentes y futuros en los informes mundiales de invocación electrónica e impuestos legales para empresas de todo el mundo.
Antes del advenimiento de SAP DRC, había dos soluciones separadas para informes legales e invocación electrónica. El primero, los informes de cumplimiento avanzado (ACR), se utilizó para generar y presentar informes de cumplimiento legal a las autoridades fiscales gubernamentales en los formatos requeridos. El segundo, el cumplimiento del documento de SAP, se utilizó para generar, mostrar y descargar documentos electrónicos (EDOCUMES). Esto se usó para Edocumentos salientes e entrantes.
SAP ha combinado estos dos en una sola solución y la ha llamado DRC. La nueva solución le permite transferir documentos comerciales como facturas, memorandos de crédito, notas de débito y notas de entrega electrónicamente y en un formato de intercambio requerido a sistemas externos, como autoridades gubernamentales legales o socios comerciales. Los informes legales comunes respaldados por la RDC son la devolución del IVA, la lista de ventas de la CE, la retención de impuestos e informes SAF-T.
Tendencia en evolución de la digitalización, las regulaciones fiscales y el cumplimiento obligatorio
En el pasado, los requisitos de invocación electrónica y la presentación de Edocumentos eran opcionales en muchos países. Las empresas tardaron en adoptar los requisitos que se consideraron como una eficiencia a los procesos existentes y un paso para digitalizar las operaciones de procesamiento de negocios.
Ahora, con la mayoría de los países que ya tienen o planean introducir la invocación electrónica obligatoria, las regulaciones y los mandatos legales para las empresas están evolucionando continuamente con muchos desafíos. Estos incluyen mandatos para el acceso a datos transaccionales en tiempo real por parte de las autoridades fiscales, la demanda de transparencia completa y las necesidades de cumplimiento obligatorias. Además, la adopción de procesos obligatorios locales/específicos del país, que cumplen con nuevas regulaciones en constante evolución y que satisfacen las necesidades de los plazos y el estado de cumplimiento presentan una oportunidad para las empresas.
SAP DRC para cumplimiento global
SAP DRC brinda a las empresas la capacidad de rastrear el ciclo de vida de las transacciones comerciales, desde la creación de Edocumentos para intercambiar con socios comerciales y autoridades fiscales, hasta preparar y presentar informes legales a nivel mundial. Proporciona una agilidad y control mejorados del cumplimiento legal y los cambios desde la inversión electrónica hasta los informes legales.
Como solución única, SAP DRC lo ayuda a controlar los costos, maximizar la transparencia y reducir el riesgo de incumplimiento en términos de regulaciones. Proporciona a los usuarios una forma de conciliar y validar datos transaccionales con los sistemas de las autoridades fiscales en tiempo real, y automatiza los procesos de cumplimiento de extremo a extremo. Todo esto significa que puede cumplir completamente con los mandatos legales actuales y futuros.
Características de SAP DRC
Hay muchas características de SAP DRC. Centrémonos en algunos de los más importantes.
En primer lugar, debe saber que SAP DRC viene en versiones básicas y avanzadas. Las características y capacidades difieren en ambas versiones. La versión básica le permite generar y enviar informes periódicos a las autoridades fiscales, ver las actividades de informes y las ejecuciones de informes de programación.
La funcionalidad como el análisis integrado, la extensibilidad del informe, los flujos de trabajo, etc. son parte de la versión avanzada. La mayoría de las características enumeradas a continuación son parte de la versión avanzada.
SAP DRC proporciona automatización de procesos de extremo a extremo, incluida la creación, transmisión, procesamiento y presentación de transacciones comerciales a socios comerciales y/o autoridades fiscales. Esto incluye una pista de auditoría completa y trazabilidad del flujo de documentos.
Le permite recibir mensajes de notificación relacionados con el estado del documento de las autoridades fiscales, así como los EDocumentos entrantes de sus proveedores o clientes.
La integración es posible con su propia solución de automatización entrante para procesar más facturas de proveedores y facturas de pago.
Para los usuarios de nivel C enfocados en el monitoreo global de cumplimiento, SAP DRC proporciona una visión general del estado de cumplimiento global de la Compañía. El panel de DRC permite a los usuarios autorizados ver cualquier elemento que necesite atención.
Además, se puede acceder a documentos comerciales directamente desde paneles de SAP DRC. Los usuarios pueden obtener una vista previa de documentos en forma legible y usar la opción Vista previa para ver los datos relevantes antes de enviar informes legales. Los datos en estos informes se pueden analizar, lo que le permite validar los datos en muchas dimensiones. Los desgarros están disponibles para una auditoría más fácil, y los usuarios tienen la capacidad de iniciar correcciones directamente en EdoCuments.
Para identificar, revisar, corregir y resolver inconsistencias entre los sistemas, hay una verificación de consistencia disponible para comparar las transacciones comerciales en el sistema registrado con los de los sistemas de las autoridades fiscales. Actualmente, esta característica está disponible para los clientes en España e India, donde las nuevas reglas de cumplimiento requieren que las empresas completen dichos cheques.
SAP DRC le permite monitorear los plazos de informes legales en todo el mundo. Proporciona información completa sobre los plazos y el estado de envío de los informes, y lo ayuda a preparar y enviar informes y cumplir con los requisitos de cumplimiento.
Los informes legales pueden presentar ajustes manuales. Típicamente utilizados para informes de IVA, GST/HST y retención de la presentación de impuestos, estos ajustes le permiten realizar cambios en la fecha de informe de impuestos utilizando la inclusión y la exclusión de la publicación. Los usuarios pueden acceder a un registro de auditoría completo, incluida la trazabilidad y el historial de cambio para cumplir con las regulaciones relevantes.
SAP DRC integra el flujo de trabajo flexible SAP Standard para garantizar que los informes legales se validen con la organización antes de enviar a las autoridades fiscales.
Los usuarios pueden integrar la correspondencia de socios comerciales (correo electrónico o impresión) con la gestión de la producción para que puedan enviar certificados de impuestos de retención a socios comerciales relevantes.
El marco de extensibilidad de SAP DRC le permite crear sus propios informes para cumplir con las obligaciones de informes locales. Los informes estándar están disponibles, por supuesto, pero estos se pueden personalizar.
Una de las adiciones más recientes a la lista de características es la acción masiva en los informes legales de la RDC. Esto le permite generar el informe se ejecuta en una sola ejecución para un grupo de informes.
Hoja de ruta y visión del producto
SAP DRC ofrece apoyo listos para los mandatos legales de muchos países y regiones (como España e India, como se mencionó anteriormente). El número de países varía según la versión, pero como ejemplo, SAP S/4HANA 2023 admite 59 países y más de 500 informes y tareas de cumplimiento. Más países y tipos de informes están en proceso de agregarse a las próximas versiones de SAP S/4HANA.
Para extender aún más las capacidades de SAP DRC, existen soluciones asociadas para algunos países y regiones de facturación no estándar como Argentina, Ecuador, Panamá, Uruguay y Vietnam. Estas soluciones de socios pueden aprovechar la configuración de localización de SAP; La comunicación ocurre entre SAP S/4HANA o SAP ERP y autoridades fiscales locales que usan Suite de integración de SAP.
AI generativa en la RDC
SAP tiene una hoja de ruta para agregar funcionalidad de IA generativa a SAP DRC. Actualmente se está implementando, con entregables específicos de la versión. A continuación hay un par de funciones de IA generativas que saber.
En SAP S/4HANA Cloud Public Edition, SAP ya ha agregado soporte de búsqueda de conversación a través de Joule. Con este copiloto, puede expresar preguntas en lenguaje natural y tener una respuesta julica basada en la documentación disponible en el portal de ayuda de SAP para su uso en SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Esto proporciona ahorros de tiempo a los usuarios, que pueden evitar navegar a través de largos resultados de búsqueda y pasar por varios temas en busca de la información más precisa.
Una próxima función de IA generativa es la simplificación de errores. Actualmente está programado para la entrega en SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Con esta característica, la línea de tiempo de resolución de errores para documentos fallidos se puede acortar usando Joule y SAP DRC. Esto se logrará infundiendo el contexto del documento en registros de errores. Dado que Joule se aprovisiona con información de error, puede encontrar la causa raíz y prescribir pasos de remediación eficientes. Esto significa que los usuarios finales podrán completar la investigación de errores más rápido, así como obtener explicaciones de error directo de los documentos comerciales fallidos.
Conclusión
SAP tiene muchas ofertas para el cumplimiento financiero, incluida SAP DRC. Esta solución incluye un solo punto de integración con las autoridades para la presentación automatizada de informes legales y EDOCuments. Al automatizar los procesos de cumplimiento, proporcionar información en tiempo real e integrar características avanzadas como la resolución de errores de IA, SAP DRC ayuda a las organizaciones a mantener la transparencia, reducir los riesgos y simplificar los informes. A medida que las regulaciones continúan evolucionando, el compromiso de SAP para expandir las capacidades de DRC garantiza que las empresas tengan las herramientas que necesitan para seguir siendo compatibles y eficientes en un panorama digital que cambia rápidamente.
