Antes de que pueda ejecutar sus procesos comerciales de manera efectiva en SAP, debe mapear cómo opera su empresa, desde su estructura corporativa hasta los departamentos y roles individuales.

Los sistemas SAP hacen esto a través de unidades organizativas, que representan diferentes funciones comerciales dentro del sistema. En esta publicación, presentaremos cómo los elementos organizacionales clave, como clientes, códigos de empresa, plantas y grupos de compra, están estructurados en SAP y cómo apoyan las operaciones diarias de su empresa.

Como se muestra en la figura anterior, los diferentes departamentos funcionales de una organización se asignan a un sistema SAP utilizando unidades de organización. Unidades de organización son responsables de un conjunto de funciones comerciales. Una empresa o grupo corporativo se asigna al sistema SAP como un clientey diferentes empresas o subsidiarias de una empresa se denominan códigos de empresa. Los clientes y los códigos de la empresa son dos tipos de unidades organizacionales que a menudo se encuentran al más alto nivel en la estructura organizativa de SAP.

Al discutir los niveles de una estructura organizacional en SAP, el cliente es el elemento más alto, pero pueden existir muchos otros niveles. Un cliente puede tener uno o más códigos de empresa asignados, cada código de la compañía puede tener una o más plantas asignadas a él, y cada planta puede tener una o más ubicaciones de almacenamiento asignadas. Además, cada compañía puede tener un conjunto de grupos de compra. A grupo de compras es un comprador o un grupo de compradores definidos independientemente de la estructura organizativa. Por lo tanto, un grupo de compras no está necesariamente asignado a una organización de compras o código de la empresa.

Pasemos una comprensión básica de alto nivel de estas unidades y cómo los diferentes departamentos y funciones comerciales de una empresa encajan en un sistema SAP. Para cualquier proyecto de implementación exitoso, debe comprender la estructura organizativa de su empresa y mapear esta estructura organizativa de una manera que cumpla con todos los requisitos de procesos comerciales. Para esta tarea, comprender la terminología esencial utilizada en una industria y en la estructura organizacional de SAP, como se muestra en la figura anterior y siguiente, es igualmente importante.

Veamos cada elemento de una estructura organizativa en detalle:

Cliente/empresa

Como la unidad organizacional más alta en un sistema SAP, el cliente puede ser un grupo corporativo y puede representar a una empresa o un conglomerado de empresas. Por ejemplo, considere un grupo corporativo ficticio llamado XYZ Corporation, que tiene compañías como XYZ Steel, XYZ FMCG, XYZ Textile y XYZ Pharmaceuticals. Si la Corporación XYZ quiere implementar un sistema SAP para todas sus empresas en un solo caso, entonces todo el conglomerado debe representarse como un solo cliente. Por otro lado, si las diversas compañías instalan sistemas SAP individualmente (es decir, cada compañía tendrá una instancia de SAP), entonces las compañías individuales se representarán como un cliente.

Tenga en cuenta que en un sistema SAP, la palabra cliente tiene un significado específico, y una comprensión clara de lo que significa esta palabra en este contexto es importante. En el discurso general, un «cliente» es un cliente al que un socio de implementación de SAP o incluso SAP SE está brindando servicios. Sin embargo, en un sistema SAP, un «cliente» se refiere a un grupo corporativo, que es el elemento organizacional más alto. Los clientes en un sistema SAP también se utilizan para diferenciar entre datos en tiempo real, datos de prueba y datos de desarrollo.

Código de empresa

A código de empresa es la unidad organizacional más pequeña para la que puede tener un departamento de contabilidad independiente dentro de la contabilidad externa. Por ejemplo, un grupo corporativo (un cliente) puede tener una o más compañías independientes, todas las cuales tienen su propia cuenta de Libro mayor, cuenta de balance y una cuenta de ganancias y pérdidas (P&L). Cada entidad comercial independiente debe crearse en el sistema SAP como códigos de empresa separados. Obtenga más información sobre los códigos de la empresa en esta publicación.

Planta

En terminología de la industria, una instalación de fabricación se llama planta. Sin embargo, en un sistema SAP, una planta puede ser una instalación de fabricación, una oficina de ventas, una oficina central corporativa, una planta de mantenimiento o un almacén de entrega central. En general, una planta puede ser cualquier ubicación dentro de un código de empresa que participe en alguna actividad para el código de la empresa.

Ubicación de almacenamiento

A ubicación de almacenamiento es un lugar dentro de una planta donde se guardan los materiales. La gestión de inventario en forma se lleva a cabo en el nivel de ubicación de almacenamiento en la planta, al igual que el inventario físico. Inventario físico es el proceso de verificar el stock físico con los niveles de stock registrados en el sistema. Si existen diferencias en las cantidades de stock, las existencias del sistema se actualizan con la cantidad de stock físico real. El inventario físico se lleva a cabo en cada nivel de ubicación de almacenamiento.

Organización de compras

En terminología de la industria, el departamento de compras se ocupa de los proveedores y es responsable de todas las actividades de adquisición. El departamento de compras se asigna como un organización de compras En el sistema SAP. Las organizaciones de compra negocian las condiciones de compra con los proveedores de una o más plantas y son legalmente responsables de honrar los contratos de compra.

Grupo de compras

A grupo de compras es un término para un comprador o un grupo de compradores responsables de ciertas actividades de compra. Debido a que una orden de compra (PO) es un documento legal, el grupo de compras está representado en un PO o contrato. El grupo de compras también puede desempeñar un papel importante al informar varias transacciones de compra. En un sistema SAP, un grupo de compras no está asignado a organizaciones de compras o cualquier otra unidad organizacional. Los grupos de compra se definen a nivel de cliente y pueden crear documentos de compra para cualquier organización de compras.