La expansión de las cadenas de suministro globales ha permitido a las organizaciones optimizar la ubicación de las instalaciones y mejorar la logística internacional.

Las empresas multinacionales gestionan ahora mayores volúmenes de transacciones entre empresas, lo que hace que la administración eficaz del comercio y los servicios conexos sea fundamental. Sin embargo, no todas las empresas han logrado lograr estas eficiencias, ya que en la gestión del ciclo de vida entre empresas persisten disputas en curso, retrasos en los cierres, auditorías fiscales de precios de transferencia, grandes acuerdos y una gobernanza débil.

¿Qué es BlackLine y cómo se adapta a SAP?

BlackLine se asocia con SAP como proveedor de extensión de soluciones, mejorando las ofertas financieras de SAP como SAP S/4HANA Finanzas. SAP comercializa el software BlackLine a sus clientes, integrándolo en su suite de registro a informe de extremo a extremo. BlackLine es el socio exclusivo para procesos de cierre financiero y entre empresas, y sus productos funcionan junto con el cierre financiero avanzado de SAP, el emparejamiento y la conciliación entre empresas y los informes grupales. Esta asociación agiliza las operaciones financieras al automatizar tareas, estandarizar procesos y brindar mayor visibilidad en todo el ciclo de registro a informe.

Para aprovechar al máximo las ventajas de SAP S/4HANA y BlackLine para procesos intercompañía, es imperativo optimizar la gobernanza y mejorar la eficiencia a través de controles automatizados que respalden las operaciones intercompañía.

Gobernanza intercompañía

Las organizaciones globales deben implementar políticas y procedimientos estandarizados para transacciones intercompañías tanto comerciales como no comerciales. Establecer centros de excelencia tanto a nivel corporativo como subsidiario puede facilitar la difusión de las mejores prácticas en todo el mundo y ayudar a garantizar el cumplimiento. Las medidas recomendadas incluyen las siguientes:

• Redacción de contratos globales integrales para subsidiarias, abordando títulos, términos de entrega y precios.
• Establecer umbrales para variaciones aceptables en cantidad y precio de los bienes recibidos.
• Comunicación del calendario de cierre del ejercicio corporativo.
• Garantizar la finalización oportuna de la facturación entre empresas antes del C-2 (cierre menos dos días) para minimizar los retrasos en los registros y el tránsito.
• Definición de protocolos de gestión de conflictos y canales de comunicación con entidades corporativas.
• Documentar los acuerdos de servicio con evidencia de respaldo para todas las facturaciones entre compañías para satisfacer los requisitos fiscales.
• Establecer calendarios para comunicar los plazos de liquidación mediante “netting”.

Una documentación sólida y una capacitación continua son esenciales para garantizar que todas las partes interesadas comprendan y cumplan el marco intercompañía. Se deben realizar revisiones periódicas de los acuerdos y políticas para mantenerlos alineados con los cambios estratégicos, los cambios regulatorios y las condiciones del mercado. El empleo de tecnologías de automatización del flujo de trabajo y monitoreo en tiempo real minimiza aún más la intervención manual, reduce los errores y mejora la transparencia en todo el ciclo de vida de la transacción.

La colaboración continua entre los equipos financieros, impositivos, legales y de operaciones fomenta un enfoque holístico de la gobernanza, lo que permite la identificación proactiva de riesgos y la resolución de cuellos de botella. Al promover la responsabilidad y el intercambio de conocimientos, las organizaciones mitigan la exposición al cumplimiento y obtienen valor a través de un capital de trabajo optimizado y ciclos de cierre acelerados. La gobernanza intercompañía efectiva es la piedra angular de una empresa multinacional resiliente y adaptable en el mercado interconectado actual.

Implementación de controles internos automatizados para transacciones entre empresas en SAP S/4HANA Finance y BlackLine

Una vez establecidas bases sólidas de gobernanza, el siguiente paso es implementar controles internos sólidos para la automatización de procesos. La automatización de los controles dentro de SAP S/4HANA agiliza las operaciones, mejora la precisión de los datos y fortalece el cumplimiento. Se obtienen los siguientes beneficios:

• Los flujos de trabajo automatizados facilitan la creación de órdenes de compra y órdenes de venta entre empresas, lo que reduce el esfuerzo manual y las tasas de error.
• La funcionalidad avanzada reconoce cuándo la planta de entrega pertenece a un código de empresa diferente, lo que garantiza la relevancia para las transacciones entre empresas.
• El sistema genera automáticamente órdenes de compra entre empresas para la empresa vendedora, que asume la responsabilidad de la entrega.
• Las facturas intercompañía se registran directamente en el libro mayor mediante escaneo.
• Se utiliza un tipo de documento único en SAP S/4HANA Finance para capturar transacciones entre empresas.

Conciliación, conciliación y publicación automatizadas entre empresas (ICMR)

La conciliación entre compañías al final del período representa un control clave para los controles internos sobre la información financiera (ICOFR). Este proceso suele llevar mucho tiempo y trabajo durante el cierre del grupo. La herramienta Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR) de SAP ofrece una solución integrada dentro de SAP S/4HANA, que permite la conciliación y la comparación de transacciones en tiempo real. Automatiza la recopilación de datos, aplica coincidencias basadas en reglas y gestiona la resolución de discrepancias. ICMR utiliza el Diario Universal y otras fuentes para análisis instantáneos de partidas individuales y agregados, proporcionando informes listos para usar y visibilidad de las discrepancias para acelerar las actividades de cierre del grupo.

Control automatizado de coincidencia de documentos

Todos los documentos intercompañía se cotejan dentro del sistema, ya sea de forma agregada o a nivel de partidas individuales, de acuerdo con reglas predefinidas. Los documentos no coincidentes se marcan para su posterior revisión.

Control de conciliación entre compañías

Después del cierre del período, pero antes del cierre corporativo, todas las cuentas entre compañías se concilian automáticamente. Este paso es vital para verificar la exactitud de los saldos entre compañías y resaltar las diferencias no resueltas.

Publicaciones automatizadas entre empresas a través de un flujo de trabajo integrado

Después de la conciliación, el sistema identifica los ajustes de variación necesarios para la contabilidad, facilita la comunicación a través del flujo de trabajo y permite acciones correctivas mediante publicaciones automatizadas. Con los saldos de cuentas conciliados, la consolidación del grupo procede eliminando los saldos entre compañías.

Netificación intercompañía

La compensación entre empresas y la liquidación de facturas a través de la funcionalidad bancaria interna de SAP S/4HANA centraliza los pagos, reduce el volumen de transacciones y optimiza el flujo de caja. El banco interno neta las cuentas por pagar y por cobrar entre las filiales, lo que reduce las transacciones de liquidación, los costos cambiarios y mejora la conciliación, la visibilidad y el control.

Descripción general del proceso

La funcionalidad del banco interno consolida las liquidaciones entre compañías al compensar las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, reemplazando pagos múltiples con una única transacción por entidad. Este enfoque reduce el volumen de transacciones, reduce los costos de conversión y mejora la gestión de la liquidez. El proceso incluye el envío y cotejo de facturas (las subsidiarias envían facturas a un sistema que coteja automáticamente las cuentas por cobrar y por pagar), el cálculo y la consolidación de la compensación (la banca interna calcula la posición neta de cada subsidiaria, compensando las obligaciones para minimizar los pagos) y verificaciones de aprobación y cumplimiento (los flujos de trabajo centralizados verifican el cumplimiento normativo y de políticas antes de finalizar los pagos).

Los beneficios de los controles de compensación entre compañías incluyen los siguientes:

• Un marco de compensación sólido respalda el cumplimiento de las regulaciones transfronterizas y de precios de transferencia.
• Los informes regulatorios se vuelven más precisos y confiables.
• Las aprobaciones automatizadas reducen el potencial de fraude.
• Se minimizan las comisiones bancarias, los costes cambiarios y la frecuencia de las transacciones.
• Mayor transparencia en los flujos de caja y mejor gestión de la liquidez.

Conclusión

SAP S/4HANA y BlackLine aceleran la conciliación entre empresas, mejoran la precisión y la puntualidad, y mejoran los cierres corporativos y los informes grupales, garantizando controles internos confiables sobre los informes financieros.