Adquisición es el proceso de abastecimiento, compra, recepción e inspección de todas las materias primas, ya sean bienes o servicios, para administrar un negocio.

Es una de las funciones más primarias e integrales a nivel operativo que garantiza los radios correctos que se necesitan para administrar el negocio. Hoy en día, las adquisiciones no son sólo una función departamental; Desempeña un papel importante en la minimización de costos y la maximización de la eficiencia y el cumplimiento, lo que conduce al buen funcionamiento de una organización. El proceso de adquisición implica seleccionar los bienes y servicios, garantizar el cumplimiento, recibir e inspeccionar el pedido correcto y, finalmente, gestionar la facturación y los pagos.

Los equipos de adquisiciones deben coordinar y monitorear estrechamente con los equipos internos la situación de la empresa en términos de existencias y garantizar que se seleccione a los proveedores adecuados para determinar las materias primas que se almacenarán mucho antes de la escasez.

Existe una necesidad imperiosa de digitalizar el proceso de adquisiciones hoy en día, dado que las soluciones de software actuales pueden simplificar profundamente los procesos y mejorar el retorno de la inversión. Procure-to-pay (P2P) es un proceso que implica compras, cumplimiento, abastecimiento, aprobaciones, pagos y gestión de proveedores de manera más eficiente en todo el mundo. SAP S/4HANA es una plataforma única que ayuda a simplificar el proceso P2P para ayudar a las empresas a tomar decisiones mejores y más informadas con mayor transparencia y accesibilidad.

Una plataforma sólida como SAP S/4HANA puede establecer un mayor control sobre las solicitudes de compra y el gasto global. Empresas que utilizan SAP S/4HANA tener una mayor ventaja sobre sus competidores, asegurando un retorno de la inversión más rápido a través de un mejor catálogo y cumplimiento de contratos e identificando amenazas potenciales para optimizar los procesos.

¿Por qué es importante que las empresas cambien a una plataforma P2P sólida?

Garantizar el cambio hacia una infraestructura digital es la necesidad del momento en el mundo de las adquisiciones. Puede sentar una base sólida para un mejor cumplimiento y ayudar en la gestión de proveedores, revisión de contratos, cumplimiento de regulaciones, evaluación de compras y manejo de cuentas por pagar.

Cuando tienes una plataforma perfecta que puede gestionar todo el papeleo y minimizar todos los errores que conllevan la gestión manual de datos y las hojas de cálculo, puedes centrarte más en otras funciones empresariales críticas. Las empresas que utilizan SAP S/4HANA pueden tener una mayor ventaja competitiva al:

• Gestionar y controlar mejor los costes y mejorar el gasto global
• Minimizar errores manuales e ineficiencias relacionadas con los procesos
• Aprovechar al máximo el tiempo y los recursos y perfeccionar la gestión del catálogo
• Evaluación y elección de los mejores proveedores
• Negociar mejor con los proveedores
• Tener un mayor control y conocimiento de la normativa de cumplimiento.

Comprender cómo funciona un software de adquisición a pago

El software de adquisición a pago es como un salvavidas que fortalece el proceso de compra de empresa a empresa de manera más rápida y eficiente. Se puede integrar fácilmente con su ERP y sistemas financieros actuales, como SAP S/4HANA o SAP S/4HANA Finanzas. Cuando busca comprar bienes o servicios, la interfaz de usuario intuitiva del software P2P lo ayuda a evaluar las opciones más rentables identificando aquellas que se alinean con las políticas y el propósito general de su empresa.

Cuando esté listo para realizar el pedido, el software le ayudará a generar órdenes de compra. Después de esto, la orden de compra se envía para su aprobación junto con los flujos de trabajo personalizables que se pueden perfeccionar según los requisitos de su negocio. Una vez aprobadas las órdenes de compra, la plataforma ayuda a enviarlas al proveedor, quien es revisado para obtener las confirmaciones, notificaciones de envío, recibos y facturas necesarias.

Una vez realizado el pedido, la plataforma ayuda a realizar un seguimiento de los recibos y entregas realizadas. Después de esto, el software de adquisición a pago puede finalmente verificar la exactitud de las facturas y verificar si la entrega se alinea con la orden de compra y la factura antes de procesar cualquier pago.

¿Qué industrias pueden aprovechar al máximo SAP S/4HANA?

Las industrias de fabricación, servicios públicos, comercio minorista y moda, petróleo y gas, sector público y servicios pueden beneficiarse enormemente de la integración en tiempo real y las capacidades integrales de SAP S/4HANA. Simplifica y gestiona de manera eficiente algunas de las funciones comerciales más importantes, como finanzas, cadena de suministro, abastecimiento y adquisiciones, análisis, I+D/ingeniería y ventas.

Entonces, ¿cómo se puede decidir cuál es el mejor software de adquisiciones que se adapta a los requisitos de su negocio? Veamos algunos de los elementos más importantes que las empresas deben considerar al elegir un software de adquisiciones para su negocio.

Qué buscar en un software de adquisiciones

Entonces, ¿qué debes considerar al considerar un software P2P? ¿Debería considerar el costo, la facilidad de integración o observar lo que utilizan los competidores? Si bien todos estos parámetros pueden influir en su decisión, existen otros aspectos críticos que debe considerar detenidamente. La plataforma debería ayudarlo a digitalizar y optimizar su proceso de adquisiciones y ayudarlo en el proceso de toma de decisiones. Debería construirse sobre un marco integral basado en la nube. Además, sus capacidades de inteligencia artificial deberían ayudar a facilitar tareas complejas de adquisición. Algunas otras características críticas de un software de adquisiciones incluyen una interfaz fácil de usar, análisis sólidos que ayudan a tomar las decisiones y los gastos correctos, facilidad de uso y una integración perfecta con los sistemas existentes de la empresa.

Sin embargo, actualizar a una nueva suite ERP no es tan fácil como parece. Afecta las operaciones comerciales actuales y tiene un gran impacto en los costos, recursos y operaciones comerciales. Sin embargo, las organizaciones impulsadas por el crecimiento deberían considerar una plataforma P2P que les ayude a obtener información en tiempo real y ayudar a encontrar soluciones proactivas a los desafíos de adquisiciones; es escalable, considerando los cambiantes requisitos comerciales; y sobre todo, favorece su crecimiento. SAP S/4HANA hace todo esto y más.

Beneficios clave de SAP S/4HANA

Veamos algunos de los beneficios clave que aporta esta plataforma ERP a empresas de todo el mundo.

Simplifica los procesos comerciales

Ya sea simplificando tareas comerciales complejas desde finanzas, logística, cadena de suministro, gestión de almacenes y más, SAP S/4HANA ayuda a planificar, monitorear, acceder y analizar datos de varios equipos multifuncionales y geografías.

Experiencia de usuario intuitiva

El Interfaz de usuario de SAP Fiori que utiliza SAP S/4HANA ayuda a los usuarios a crear y acceder fácilmente a procesos y datos comerciales a través de aplicaciones en todos los dispositivos. La funcionalidad de la aplicación móvil hace que sea muy fácil para los usuarios acceder a los datos y mantenerse actualizados sobre el progreso de una tarea. No solo esto, sino que puede colaborar fácilmente con otras herramientas como Google Workspace, Microsoft Teams y WhatsApp, lo que ayuda a los empleados a trabajar juntos en tiempo real y minimiza las ineficiencias que ocurren debido a retrasos en la información.

Rentable

SAP S/4HANA es una de las soluciones ERP más rentables en la actualidad que ayuda a ahorrar costos de licencias de hardware y software no deseados. porque sigue funcionando SAP HANAaprovecha la función avanzada de compresión de datos de la base de datos, lo que ayuda a reducir las necesidades del servidor y reduce aún más los gastos de hardware. Tiene las funciones analíticas, transaccionales y operativas más completas del mercado, lo que elimina la necesidad de cualquier software middleware.

Automatización

Con SAP S/4HANA, las empresas pueden considerar fácilmente la automatización de tareas repetitivas con soluciones de automatización de procesos robóticos. Esto ayuda a liberar tiempo de los empleados y les ayuda a evitar tareas mundanas y repetitivas que requieren mucho tiempo y trabajo.

Innovador

A medida que SAP S/4HANA ayuda a optimizar las operaciones comerciales, las organizaciones pueden concentrarse más en crear formas innovadoras de abordar los requisitos de los clientes, repensar sus modelos comerciales y mantenerse por delante de la competencia. Las funciones de procesamiento y análisis de datos en tiempo real, IA y ML garantizan que las empresas estén preparadas para el futuro.

Conclusión

La suite SAP S/4HANA ayuda a las organizaciones centradas en el crecimiento a reducir costos, minimizar las ineficiencias de los procesos, impulsar la toma de decisiones basada en datos y obtener una ventaja competitiva. Reduce la necesidad de tener varios flujos de trabajo que aumentan el tiempo y los costos, y ayuda a optimizar todo el proceso P2P para una única vista unificada. Si está explorando formas de aumentar su eficiencia P2P, entonces SAP S/4HANA es justo lo que debe explorar.