Una vez ingresadas las cotizaciones de las RFQ enviadas a los proveedores, el departamento de compras las revisa y decide cuál es el proveedor del material o servicio que ganó la licitación.

Un elemento del proceso de cotización es revisar las ofertas mediante una comparación de precios. Esta comparación es el análisis más básico y puede no ser necesariamente el factor decisivo. Cada departamento de compras tendrá que desarrollar un procedimiento para seleccionar proveedores basado en solicitudes de presupuesto/respuestas a cotizaciones.

Factor de comparación de precios en cotizaciones

Las comparaciones de precios se pueden realizar en SAP S/4HANA utilizando la Transacción ME49 o siguiendo la ruta de navegación Logística > Gestión de materiales > Compra > RFQ/Cotización > Cotización > Comparación de precios.

Se pueden realizar comparaciones de precios entre varias cotizaciones, y estas cotizaciones se pueden seleccionar utilizando una serie de criterios de selección, como Organización de compras, Proveedor, Materialo Solicitud de cotización colectiva número. El número colectivo es el campo más útil al enviar varias solicitudes de cotización a diferentes proveedores y se puede utilizar para realizar comparaciones fácilmente. Los otros criterios en la Transacción ME49 incluyen los siguientes criterios de valor de comparación:

• Cita de referencia: Este criterio es la cita con la que se comparan todos los demás. si no Cotización de referencia se ingresa, luego las cotizaciones se comparan entre sí.
• Cotización de valor medio: Si se establece este indicador, las comparaciones se realizan con el precio medio de las cotizaciones. Todas las cotizaciones se promedian y la cotización promedio se clasifica en 100%. Luego, las cotizaciones reflejan un porcentaje que muestra si el precio está por encima o por debajo del promedio. Así, una cotización inferior a la media mostrará un porcentaje inferior al 100%; una cotización superior al promedio mostrará un porcentaje superior al 100%.
• Cotización de Valor Mínimo: Si se establece este indicador, las comparaciones se realizan con la cotización del precio más bajo. Como resultado, la primera clasificación, o la mejor cotización, es una clasificación del 100%. Todas las demás cotizaciones más caras mostrarán un porcentaje calculado a partir de la oferta más baja, es decir, 124%, 136%, etc.
• Base porcentual: Esto permite al usuario comprador especificar qué valor se utilizará como base del 100%. El usuario puede elegir el precio medio, el precio máximo o el precio mínimo, lo que altera la forma en que se muestra el porcentaje de clasificación en las cotizaciones.

Además de los criterios de comparación de precios, se pueden configurar los siguientes indicadores de criterios de comparación de precios:

• Incluir descuentos: Si se establece este indicador, la comparación de cotizaciones incluirá cualquier descuento de precio que haya aplicado el proveedor. Si el indicador no está configurado, los descuentos no se utilizarán en la comparación.
• Incluir costos de envío: Si se establece el indicador, los costos de envío se incluirán en el precio de la cotización y, por lo tanto, se utilizarán en la comparación de cotizaciones. Los costos de entrega pueden incluir los costos de flete, los derechos cobrados u otros costos de adquisición, como embalaje, seguro y manipulación.
• Determinar el precio efectivo: Este indicador se establece si los descuentos por pronto pago y los costos de envío deben incluirse en la comparación de precios.

Una vez introducidos los criterios de selección, se obtiene la comparación de precios. La siguiente figura muestra una comparación de precios para la RFQ colectiva número 123456, que presenta las cotizaciones de dos proveedores o postores para una cantidad (Cantidad) de Materiales 63. La comparación de precios tiene la Cotización de valor medio conjunto de indicadores. Es decir, el precio medio se ha fijado en el 100%, y las pujas serán de un porcentaje menor o de un porcentaje mayor. Si un proveedor no envía la cotización, todos los detalles en la comparación de precios estarán vacíos.

Otros factores cualitativos en las cotizaciones

El informe de comparación de precios proporciona una indicación clara al departamento de compras sobre qué postor ofrece a su empresa el mejor precio por un material. Sin embargo, el mejor precio puede ser sólo uno de varios factores que el departamento de compras quiera tener en cuenta. Muchas organizaciones de compras creen que elegir proveedores basándose únicamente en el monto de oferta más bajo da como resultado la compra de productos de menor calidad. Las ofertas exitosas se otorgan con mayor frecuencia en función de una evaluación comparativa de precio, calidad, capacidad de desempeño y otros factores cualitativos que resultarán más ventajosos para su empresa.

Un departamento de compras puede identificar otros factores cualitativos, incluidos los siguientes:

• Relación previa con el cliente: Si el postor tiene una relación exitosa con la empresa, este historial de relación podrá tenerse en cuenta en cualquier decisión final sobre el ganador de la oferta.
• Cumplimiento de la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EE.UU.): Muchas empresas insisten en que los proveedores cumplan con la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOA). Por ejemplo, la EEOA puede violarse si una empresa discrimina por varios factores, incluida la edad, la discapacidad, el origen nacional, la raza o la religión.
• Alianzas estratégicas: Su empresa puede tener una serie de alianzas estratégicas con proveedores o socios comerciales, que pueden influir en la decisión de adjudicar una oferta.
• Empresas propiedad de minorías y de mujeres (EE. UU.): Algunas empresas pueden preferir empresas propiedad de minorías o de mujeres para determinados contratos u OP. Si la RFQ cae en un área donde su empresa ha indicado una preferencia por este tipo de proveedor, entonces este factor puede tener más peso en la decisión de adjudicación que el precio.
• Políticas de garantía y devolución: El período de garantía de un artículo o la política de devolución ofrecida por el postor pueden ser muy importantes para el comprador. Por ejemplo, si la solicitud de cotización es para computadoras portátiles, el comprador puede estar más inclinado a aceptar un postor con un precio unitario más alto si la garantía es de dos años, que a seleccionar un postor que ofrezca solo una garantía de seis meses. Lo mismo ocurre con las políticas de devolución. Cuanto más sencillo sea el procedimiento de devolución, más atractiva será la oferta de un proveedor.
• Precios creativos: A menudo, es posible que un postor no ofrezca el mejor precio en respuesta a una solicitud de cotización, pero puede ofrecer un programa de precios creativo. Los departamentos de compras a menudo buscan formas de reducir los desembolsos y pueden dar la bienvenida a proveedores que puedan ofrecer formas de comprar material con pagos retrasados ​​o pagos basados ​​en el desempeño.
• Evaluación técnica: Si bien un proveedor puede presentar una cotización con un precio competitivo, el producto ofrecido aún debe cumplir con los criterios y especificaciones técnicas establecidos por el comprador. En la siguiente sección, veremos el proceso de rechazar cotizaciones que no han sido seleccionadas y comunicar la decisión de compra a estos proveedores.

Nota del editor: esta publicación ha sido adaptada de una sección del libro. Gestión de Materiales con SAP S/4HANA: Procesos de Negocio y Configuración por Jawad Akhtar y Martin Murray.