Domine el arte del análisis GR/IR en SAP S/4HANA Finance para optimizar los procesos de adquisiciones, resolver discrepancias y garantizar la precisión financiera: descubra cómo funciona y cómo configurarlo.

El análisis de recepción de mercancías/recepción de facturas es una parte crucial de la gestión financiera y de inventario en SAP S/4HANA Finanzas que ayuda a las organizaciones a garantizar la exactitud de sus registros financieros, particularmente los relacionados con adquisiciones e inventario.

En esta publicación de blog, explicamos para qué sirve la cuenta GR/IR en SAP y cómo se configuran las publicaciones automatizadas GR/IR.

Descripción general del proceso empresarial

Así es como funciona el análisis GR/IR:

1. Entrada de mercancías: Una transacción GR normalmente sigue a la realización de un pedido. Cuando una organización recibe bienes de un vendedor o proveedor, crea un documento GR en el sistema SAP. Este documento acusa recibo de la mercancía en el inventario de la empresa. Registra detalles como la cantidad, el valor y la ubicación de los bienes recibidos. Aquí se muestra un ejemplo de entrada GR.

2. Recibo de factura: Cuando un vendedor o proveedor envía una factura por los bienes entregados, la organización crea un documento IR en SAP. Este documento registra el aspecto financiero de la transacción, incluido el monto a pagar al proveedor. En la siguiente figura se muestra un ejemplo de entrada IR.

3. Coincidencia de GR e IR: En un escenario ideal, la cantidad y el valor en el documento GR deberían coincidir con los del documento IR. Sin embargo, pueden producirse discrepancias por diversos motivos, como cantidades incorrectas, precios o problemas de entrega. Estas discrepancias pueden conducir a inexactitudes financieras.
4. Cuenta GR/IR: SAP mantiene una cuenta especial denominada cuenta GR/IR para realizar un seguimiento de las discrepancias. Cuando crea un GR, el sistema registra el valor en la cuenta GR/IR como crédito (pasivo). Cuando crea un IR, el sistema registra el valor como un débito (gasto). El objetivo es garantizar que el saldo de la cuenta GR/IR sea cero, lo que significa que todos los bienes se han recibido y facturado correctamente. En la siguiente figura, puede ver un informe de partidas individuales para una cuenta GR/IR. Las líneas con tipos de documentos WE son para transacciones GR y las líneas marcadas con tipos de documentos RE son para transacciones IR. En este caso, todas las líneas WE tienen líneas RE coincidentes, lo que significa que las transacciones RE se pueden compensar con las transacciones WE. El estado de cada línea se volverá verde.

5. Análisis GR/IR: El análisis GR/IR en SAP implica conciliar periódicamente la cuenta GR/IR para identificar y resolver cualquier discrepancia entre GR e IR. Este análisis ayuda a garantizar la exactitud de los estados financieros y de los registros de inventario. Si se encuentran discrepancias, se investigan y resuelven, lo que puede implicar ajustar los registros financieros o contactar a un proveedor para obtener aclaraciones. En nuestro ejemplo, existe una discrepancia entre el GR y el IR para la transacción de compra 4500000232 (consulte la siguiente figura). La cantidad recibida es de 12 piezas, pero la cantidad facturada es de 24 piezas.

El análisis GR/IR es una parte integral del mantenimiento de registros financieros precisos y el control de costos dentro de los procesos de adquisiciones e inventario de una organización. Ayuda a prevenir pagos excesivos, pagos insuficientes e imprecisiones en los informes financieros y, en última instancia, contribuye a una mejor gestión financiera y al cumplimiento de las normas contables.

Cuentas de análisis GR/IR

La cuenta EM/IR sirve como una cuenta de conciliación en la que los asientos de débito representan bienes recibidos y los asientos de crédito corresponden a facturas recibidas. Estos dos tipos de transacciones sólo pueden compensarse y conciliarse si pertenecen a la misma transacción comercial. Sin embargo, si las entradas de mercancías y las recepciones de facturas están asociadas con transacciones diferentes, ambos tipos deben reclasificarse en dos cuentas separadas: una para los artículos que se han facturado pero que aún no se han entregado y otra para los artículos que se han entregado pero que aún no se han facturado.

Para facilitar esta reclasificación automática, es fundamental mantener las cuentas relevantes en los ajustes de configuración del sistema, como se describe en la siguiente sección. También discutiremos las configuraciones específicas para cuentas BNG y GNB.

Opciones de configuración GR/IR

Se puede acceder a las opciones de configuración para cuentas GR/IR dentro del área de menú designada IMG > Contabilidad financiera > Contabilidad del libro mayor > Transacciones comerciales > Procesamiento periódico > Reclasificar > Definir cuentas de ajuste para compensación EM/IR.

Hay dos configuraciones principales para dos procedimientos diferentes (consulte la figura a continuación):

• BNG: Facturado pero aún no entregado
• GNB: Entregado pero aún no facturado

Para ambos procesos, se utilizan determinaciones de cuentas distintas. La cuenta GR/IR no se ve afectada en todo momento. En cambio, cualquier ajuste necesario a las cuentas GR/IR se realiza al final del período contable siguiente al inicio de la ejecución GR/IR.

Cuentas para GNB

Para clasificar con precisión las transacciones, se requieren dos cuentas adicionales junto con la cuenta GR/IR (consulte la siguiente figura):

• El Cuenta de ajusteque se utiliza para compensar y equilibrar la cuenta EM/IR a cero.
• La cuenta de destino (cuenta), que representa el lado del débito de las transacciones, indicando casos en los que se han recibido bienes pero aún no se ha realizado el pago.

Cuentas para BNG

Para garantizar una clasificación precisa de BNG, se requieren dos cuentas adicionales junto con la cuenta GR/IR (ver figura final):

• El Cuenta de ajusteque sirve para equilibrar la cuenta GR/IR a cero.
• La cuenta de destino (cuenta), que representa el lado acreedor de las transacciones, indicando casos en los que se ha realizado el pago pero aún no se han recibido los bienes.

Nota del editor: esta publicación ha sido adaptada de una sección del libro. Determinación de cuentas en SAP S/4HANA: procesos de negocio y configuración Por Abdullah Galal y Jonas Tritschler.