SAP es un sistema altamente integrado que administra datos de varias áreas del negocio, como contabilidad, ventas, compras, producción, etc.
Esta integración viene con un cierto grado de complejidad, lo que da como resultado que los datos se almacenen en muchas tablas diferentes. Por lo tanto, a veces, incluso para consultores experimentados, encontrar la mejor manera de encontrar y recuperar los datos relevantes puede ser un desafío.
En el área de las finanzas, tradicionalmente, la contabilidad financiera y el control (contabilidad de la gerencia) eran aplicaciones separadas en SAP, que era un diseño impulsado principalmente de las tradiciones en el mundo del idioma alemán. Sin embargo, en el mundo globalizado de hoy, existe un caso sólido para la integración de procesos y aplicaciones y la simplificación de los sistemas. La respuesta de SAP a esta necesidad es la excelente SAP S/4HANA FINANCE Solución, que proporciona una integración completa de las aplicaciones de contabilidad y control financiero, tanto desde el punto de vista del proceso como desde el punto de vista de la base de datos.
Discutiremos en detalle los dos elementos clave del nuevo modelo de datos financieros en SAP S/4HANA: La revista universal y la integración en tiempo real entre la contabilidad financiera y el control.
Diario universal
El Universal Journal proporciona una solución para una meta aparentemente simple pero, hasta SAP S/4HANA, el escurridizo: reunir e integrar completamente toda la información financiera en una sola tabla de elementos de línea que tiene toda la información de contabilidad financiera, control y valoración de material. Anteriormente, por muchas razones, múltiples tablas de contabilidad y control financiera almacenados datos que ahora, con SAP S/4HANA, se almacenan en Universal Journal. Algunas tablas se basaron en procesos comerciales sobre la presunción de que la contabilidad y el control financiero deben ser aplicaciones separadas, lo que no es el caso en el mundo de los negocios actuales. Algunas razones fueron técnicas: solo la sorprendente velocidad y el diseño columnar de SAP S/4HANA hacen que sea técnicamente factible tener una cantidad tan vasta de datos en una sola tabla.
Universal Journal es una nueva tabla en SAP S/4HANA, llamada Table ACDOCA. Esta tabla de elementos de línea reúne información del libro mayor, control de (contabilidad de gestión), contabilidad de activos y libro mayor de material, como se muestra en esta figura.
Como se muestra, la tabla ACDOCA, la Tabla Universal Journal, combina campos que anteriormente se almacenaron en las tablas de diversas funcionalidades de contabilidad financiera y controlador. Una vez que se publica un documento financiero en la tabla ACDOCA, también se registran campos como el centro de costos, el número de activos, los campos de segmento de rentabilidad, etc. Por lo tanto, una gran cantidad de tablas de controles, activos fijos y el libro mayor de material se han vuelto redundante porque la información ahora está integrada en el Universal Journal.
Por razones de compatibilidad, estas tablas aún existen como vistas de servicios de datos principales (CDS) para que aún puedan ser referenciadas en programas personalizados, lo cual es importante para las empresas que buscan implementaciones de Brownfield de SAP S/4HANA.
La siguiente tabla muestra las principales tablas de contabilidad financiera que ahora están obsoletas en SAP S/4HANA porque sus datos son parte de la tabla ACDOCA.
Las tablas BSIS, BSA, BSID, BSAD, BSIK y BSAK son tablas de índice que contienen artículos abiertos y autorizados para cuentas generales de contabilidad, clientes y proveedores, que ahora están en la tabla ACDOCA. Las tablas GLT0 y FAGLFLEXT son tablas totales (la tabla FAGLFLEXT se introdujo con el nuevo libro mayor), que ahora también están obsoletos porque SAP S/4HANA calcula los totales sobre la mosca. La siguiente tabla muestra otras tablas importantes de control, activos fijos y contabilidad de material que ahora son obsoletas debido a la revista Universal.
Como puede ver, ahora en SAP S/4HANA, el Universal Journal combina las tablas clave de todas las aplicaciones financieras en una sola tabla, que comúnmente se conoce como la sola fuente de verdad. Ahora, tiene toda la información que necesita para presentar las finanzas de su empresa en un solo lugar, lo cual es una enorme ventaja en comparación con las versiones anteriores de SAP y con otros sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).
Integración en tiempo real con control
La integración en tiempo real de la contabilidad financiera con el control sigue lógicamente del diseño de integración de la revista Universal como se discutió anteriormente. De hecho, debido a que los datos relevantes de control ahora se unen con datos de contabilidad financiera en la revista Universal, ningún obstáculos técnicos impide que el sistema proporcione integración en tiempo real entre cualquier documento de contabilidad financiera y control de control.
En el pasado, el libro mayor de reconciliación tenía que configurarse para garantizar que la contabilidad y el control financiero siempre estuvieran sincronizados. Esta configuración ya no se requiere porque, con la integración en tiempo real con la contabilidad financiera, dicha conciliación es obsoleta. Además, los elementos de costo secundario se crean como cuentas del libro mayor para garantizar esta integración.
En SAP S/4HANA, los documentos de control todavía se generan junto con los números de documentos de contabilidad financiera. Sin embargo, incluso los movimientos de control internos, como la reasignación de costos de un objeto controlador a otro, también generan números de documentos contables financieros, lo que garantiza la integración en tiempo real, que no fue el caso en SAP ERP. En términos de configuración, los tipos de documentos que se utilizan para publicar en el control se definen también para publicar en cuentas generales de contabilidad. Estos tipos de documentos están vinculados al control de transacciones comerciales internas y generan publicaciones de contabilidad financiera, así como publicaciones de control.
Nota del editor: esta publicación ha sido adaptada de una sección del libro Configuración de SAP S/4HANA FINANCE por Jotev de hojalata. Stoil es un arquitecto de soluciones SAP S/4HANA FI/CO con más de 25 años de experiencia en consultoría, implementación, capacitación y gestión de proyectos. Es un consumado líder de transformación digital en finanzas. Stoil ha entregado muchos proyectos financieros de SAP complejos en los Estados Unidos y Europa en varios sectores comerciales, como fabricación, productos farmacéuticos, biotecnología, productos químicos, dispositivos médicos, servicios financieros, bienes de consumo de rápido movimiento (FMCG), TI, sector público, piezas automotrices, comercio de productos básicos y minoristas.
Esta publicación fue publicada originalmente el 3/2025.
