SAP S/4HANA ha incorporado controles internos automatizados y monitoreados de Automusts en el área de finanzas que cubre la gestión de efectivo.
Estos controles elevan a Sarbanes-Oxley (SOX) y otras regulaciones de cumplimiento, y brindan garantía sobre los controles internos sobre la información financiera (ICOFR). El equipo de auditoría interna (incluidos los que se especializan en SOX) pueden revisar y probar la efectividad operativa de estos controles con una eficiencia significativa al obtener evidencia y documentación de auditoría. Los auditores externos pueden revisar estos resultados de pruebas y documentos de trabajo para evaluar la efectividad operativa del ICOFR.
En esta publicación de blog, me gustaría examinar estos controles para ayudarlo a comprender su diseño robusto y enseñarle cómo brindan garantía a la gerencia.
Revisiones de cuentas bancarias
El modelo descentralizado de la mayoría de las empresas permite a las empresas subsidiarias establecer nuevas cuentas bancarias. Esto presenta un riesgo sustancial si las cuentas se abren con bancos que carecen de una fuerte reputación y reputación de medidas contra el lavado de dinero. Debe haber una política bien articulada sobre la gestión de la cuenta bancaria que guía a las compañías subsidiarias a realizar la diligencia debida antes de abrir cuentas bancarias. La revisión de la cuenta bancaria arroja luz sobre esta exposición al riesgo.
Este control monitoreado proporciona una visibilidad global significativa y detalles relacionados con las cuentas bancarias. La revisión generalmente se realiza más cerca del final del año, aunque se puede realizar a intervalos periódicos determinados por el Tesoro.
El proceso es activado por un iniciador y enrutado a través del sistema a un revisor designado a través del SAP Fiori Launchpad. El revisor verifica la existencia de cualquier cuenta bancaria autorizada inaugurada en todo el mundo. Pueden monitorear las cuentas bancarias abiertas, cambiadas y cerradas, así como las notas de auditoría de documentos para su uso por el iniciador. Si bien esto sucede, el iniciador tiene la visibilidad de rastrear su estado y revisión de notas.
Si se determina que una cuenta bancaria debe cerrarse, debe permanecer cerrada y solo reactivarse tras la aprobación autorizada. La cuenta del libro mayor que representa cuentas bancarias cerradas debe bloquearse para las publicaciones. Puede configurar e introducir un bloque de «Fecha de publicación GL» que rechazará automáticamente cualquier publicación futura.
Gestión de relaciones bancarias centralizadas
La gestión de la relación bancaria Aplicación SAP Fiori Proporciona visibilidad global de todas las cuentas bancarias y datos maestros a los tesoreros y contadores bancarios. Al aprovechar esta función, puede implementar controles internos automatizados para abrir, cambiar y cerrar cuentas bancarias a través de procesos de flujo de trabajo y aprobaciones autorizadas.
Firmas de pago
Esta característica permite que se requieran firmas únicas o múltiples para la aprobación de pagos. Proporciona patrones secuenciales y no secuenciales. Puede diseñar el control con la segregación de deberes para transacciones de alto valor, lo que ayuda a reducir el riesgo de fraude. Esta funcionalidad está integrada con el proceso de aprobación de la gestión de la comunicación bancaria.
El proceso de aprobación se puede personalizar para mejorar los controles internos, como incluir a una persona de recursos humanos como firmante para una cuenta bancaria de nómina. También puede establecer su permiso para finalizar si dejan su posición y se enciende un nuevo firmante: el proceso de aprobación selecciona firmantes elegibles basados en períodos de validez.
Aplicación de gestión de documentos
Esta característica permite a las empresas cargar documentos críticos como la aprobación de la junta, la información de los firmantes y la correspondencia relacionada para soportar las cuentas bancarias de apertura, cambio y cierre. El auditor tendrá acceso a todos estos documentos. En el caso de que una cuenta esté cerrada, se puede generar un correo electrónico para registrar cambios en el sistema.
Proceso de revisión de cuentas bancarias
Los datos maestros para cuentas bancarias se cambian a través de un proceso conocido como revisión bancaria. Todos los cambios en los datos maestros, como la creación de cuentas bancarias, modificaciones y cierres, deben ser revisados y aprobados antes de la activación e implementación de revisiones. La activación se realiza a través de la aprobación de control dual o se aprueba a través de un flujo de trabajo comercial de SAP predefinido.
Esta característica incorpora la segregación de deberes requeridos para un control interno robusto. Hasta que se active la revisión, la cuenta bancaria no puede usarse para realizar pagos. Los campos en los datos maestros que se consideran campos confidenciales se pueden configurar para activar el proceso de control dual.
Estado electrónico de bancos (EBS)
Esta característica permite la descarga automática de cualquier archivo relevante de extracto bancario electrónico (EBS) a través de la conectividad SAP Multi Bank. Esto le permite registrar directamente y publicar transacciones bancarias en contabilidad en efectivo dentro del libro mayor. Los formatos Swift, SEPA y BAI2 son aceptables en este caso.
Los EB se descargan diariamente o se introducen y se monitorizan por país, con un reprocesamiento que ocurre para cualquier corrección y elemento faltante. Luego, a través del comando, un copiloto muestra estos elementos para que revise cada uno de los elementos y encuentre lo que aún debe hacerse.
Control no clave para la gestión de cheques
Esta función ayuda a administrar las verificaciones impresas y con numeración previa, así como su propio rango de números internos.
Solución de pago sin toque
El archivo medio de pago que se exporta después de realizar la verificación de la factura, el límite de tolerancia o una coincidencia de 2 o 3 vías se puede transmitir a su banco automáticamente a través de la conectividad bancaria Multi SAP. La función de operaciones de efectivo avanzado le permite integrar un flujo de trabajo de aprobación de pago en su solución. El archivo de lotes de pago deberá ser aprobado por los firmantes antes de llegar al banco de la casa.
Control de análisis de varianza
Las aplicaciones del analizador de flujo de efectivo ayudan a identificar y analizar los controladores para la variación entre el pronóstico y el real. Estos informes se pueden integrar en un tablero y compartirse con la gerencia para su revisión y aprobación.
Conclusión
Los controles internos automatizados y monitoreados en SAP S/4HANA proporcionan una base poderosa tanto para el cumplimiento regulatorio como para la integridad operativa. Desde iniciar flujos de trabajo de cuentas bancarias seguras hasta hacer cumplir las aprobaciones de pago y analizar las variaciones de flujo de efectivo, estas características fortalecen la transparencia financiera y reducen el riesgo en toda la empresa.
Al integrar estos controles en los procesos cotidianos a través de SAP Fiori y la automatización del flujo de trabajo, las organizaciones pueden garantizar una supervisión constante, cumplir con los requisitos de auditoría con facilidad y capacitar a los equipos de tesorería y finanzas para que trabajen de manera más eficiente. A medida que evolucionan las regulaciones, estas herramientas ofrecen la agilidad y la garantía necesarias para mantenerse a la vanguardia mientras mantiene sus operaciones en efectivo seguras y cumplidas.
