En esta publicación, brindaré orientación clara sobre la utilidad OKB9: Asignación de cuentas predeterminada en SAP para derivar automáticamente asignaciones de cuentas CO durante las contabilizaciones de documentos contables.
Hacer esto ayuda a prevenir errores y garantiza la precisión, especialmente en escenarios donde las líneas de pedido generadas por el sistema requieren información de control válida.
En muchos procesos de negocios, SAP crea automáticamente partidas individuales de documentos contables, generalmente para cuentas de mayor de ingresos o gastos. Estas cuentas de mayor generalmente se definen como elementos de costo, lo que hace que una imputación de cuenta CO sea obligatoria en el momento de la contabilización. Al publicar documentos FI manualmente, los usuarios pueden proporcionar esta asignación directamente a través de códigos de transacción FI. Sin embargo, esta flexibilidad no existe cuando los documentos provienen de procesos integrados en otros módulos, como salida de mercancías, entrada de mercancías, recepción de facturas, facturación SD o incluso pagos automáticos a proveedores.
En tales casos, el sistema debe poder derivar automáticamente la imputación CO requerida. Sin una configuración adecuada, las contabilizaciones pueden fallar o generar inconsistencias entre finanzas y control.
OKB9 – Asignación de cuenta predeterminada
En este paso del proceso, se definen las imputaciones adicionales automáticas para contabilizaciones en clases de coste primarias. Cuando se realiza una contabilización en una partida individual relevante para la contabilidad de costes sin una imputación CO introducida explícitamente (como un centro de costes, una orden interna o un objeto PA), el sistema determina la asignación automáticamente durante las contabilizaciones contables externas. Esta situación suele surgir cuando el sistema genera la partida individual automáticamente en lugar de mediante una contabilización manual de FI.
Para respaldar esto, la transacción proporciona cuatro secciones distintas que se pueden utilizar para derivar asignaciones de cuentas CO automáticamente. Cada una de estas secciones desempeña un papel específico para garantizar publicaciones precisas y coherentes en FI y CO. Las siguientes subsecciones describen estas opciones en detalle.
Determinación automática de cuentas y asignación de cuentas predeterminada
Esta opción se utiliza normalmente en dos escenarios. La primera es cuando el sistema necesita derivar un segmento PA.
Esto se aplica a cuentas del L/M o elementos de costo que se incluyen en varias categorías de costo de bienes vendidos (COGS), como diferencias de precios, revaluaciones de inventario o flete de salida, casos en los que los costos no requieren distribución, asignación o evaluación adicionales a otros objetos de costo. Por lo tanto, estos costos deben reportarse directamente en CO-PA (Análisis de Rentabilidad). El elemento de costo 40100, que se muestra en la siguiente figura, ilustra este escenario.
PrfSeg tiene como objetivo derivar el segmento de rentabilidad para la partida en función de la información disponible en la partida. ¿Qué quiero decir con información disponible aquí? Considere la siguiente figura. En este ejemplo, el objeto PA se derivó automáticamente en función del centro de beneficio introducido. Puede ver estos tipos de publicaciones en el informe KE24 para realizar un análisis de rentabilidad basado en costos.
El segundo escenario se aplica cuando el elemento de costo cae dentro de la categoría más amplia de gastos de ventas, generales y administrativos (SG&A). Esta opción tiene dos aspectos contrastantes, muy parecidos a las dos caras de una moneda. La limitación es que no permite derivar el objeto CO en función de atributos organizativos como la planta o el centro de beneficio. Sin embargo, la ventaja clave es su alta fiabilidad: garantiza que la clase de coste en el documento contable siempre reciba una imputación CO. Esta coherencia puede resultar difícil de lograr cuando se utilizan las dos opciones restantes, que se analizarán más adelante.
En la figura anterior, la cuenta del L/M está configurada para recibir el centro de costos 1720-8000 durante la contabilización. Por lo tanto, cuando elige la cuenta de mayor 46314 para contabilizar bajo el código de compañía 1700, el centro de costos 1720-8000 se derivará automáticamente, como se muestra en esta figura.
Determinación automática de cuentas por centro de beneficio.
Para ver los detalles de la relación basada en qué objeto CO se deriva, seleccione la entrada relevante (elemento de costo 35000 en este caso) y haga doble clic en «Detalle por centro de beneficio».
Esta opción se selecciona cuando es esencial mantener la precisión del centro de costos. En escenarios donde cada centro de ganancias (o ubicación) siempre debe estar vinculado al centro de costos predefinido correcto, esta configuración garantiza la coherencia. Dado que los usuarios que ingresan documentos que involucran esta cuenta del L/M o elemento de costo pueden seleccionar accidentalmente un centro de costo incorrecto, esta opción ayuda a evitar dichos errores al aplicar la asignación adecuada automáticamente.
Como se muestra arriba, solo se ingresa el centro de ganancias mientras que el campo del centro de costos se suprime a través del grupo de estado del campo. Esto evita que los usuarios seleccionen accidentalmente un centro de costos incorrecto durante la entrada. Sin embargo, la transacción aún se puede reportar contra el centro de costos apropiado, como lo confirma la entrada de la tabla ACDOCA del documento publicado que se muestra a continuación. También puede ver estas entradas en la tabla BSEG.
Determinación automática de cuentas por área de valoración
Esta distinción es importante al determinar el objeto CO durante contabilizaciones de movimiento de mercancías, como contabilización de inventario, consumo y diferencias EM/IR, porque estas contabilizaciones hacen referencia al área de valoración, específicamente, a la planta.
La herramienta Sustitución también se puede utilizar para lograr el mismo propósito que la utilidad OKB9; sin embargo, presenta ciertos desafíos. La siguiente tabla proporciona una comparación entre OKB9 y la sustitución de CO para derivar automáticamente asignaciones de objetos de CO.
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Dimensión |
OKB9 (Asignación automática de cuentas) |
OKC9 (Sustitución de CO) |
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Objetivo |
Objeto CO predeterminado para cuentas de mayor de una manera simple, estable y estándar de SAP |
Anule o complete campos CO según una lógica condicional personalizada |
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Dónde lo usa SAP |
FI, MM, SD, contabilizaciones de materiales, lógica OBYC |
Formación de partidas individuales de FI y CO (después de la determinación inicial) |
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Momento de publicación |
Temprano: antes de que se creen las partidas FI/CO (lógica previa al documento) |
Posteriormente: durante la generación de partidas individuales de CO/FI (posterior a la derivación) |
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Nivel de impacto |
Incumplimiento estructural de nivel profundo (también afecta la creación del segmento PA) |
Modificación a nivel de superficie de campos existentes. |
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Actuación |
Muy alto rendimiento (lógica entregada por SAP) |
Más lento; puede afectar las publicaciones de gran volumen |
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Nivel de riesgo |
Riesgo muy bajo; estable y predecible |
Mayor riesgo; puede interrumpir los flujos de AP y causar inconsistencias |
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Apoyado por |
Totalmente estándar SAP y recomendado |
Semipersonalizado; debe justificarse y mantenerse cuidadosamente |
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Lecturas/Usos |
Sociedad, cuenta de mayor, área de valoración, centro de beneficio |
Campos de documento, tablas personalizadas, salidas de usuario, conjuntos |
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¿Se puede crear un segmento de rentabilidad? |
Sí, OKB9 puede activar la creación de segmentos PA |
No, la sustitución no puede crear un segmento PA; solo llenar campos |
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¿Funciona en flujos de materiales OBYC? |
Perfectamente diseñado para ello |
Limitado; puede fallar en ML/coste real/flujos posteriores al cierre |
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Flexibilidad |
Medio (área de valoración, centro de beneficio, valores predeterminados del centro de coste) |
Muy alto (lógica condicional, reglas complejas) |
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Caso de uso típico |
Centro de costos/orden predeterminados para los L/M de gastos; valores predeterminados basados en áreas de valoración |
Si la empresa necesita reglas como: «Si el grupo de proveedores X y el tipo de documento Y → centro de costos Z» |
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Guía de mejores prácticas de SAP |
Utilice PRIMERO para incumplimiento primario |
Úselo solo si las necesidades comerciales no se pueden satisfacer a través de OKB9 |
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Carga de mantenimiento |
muy bajo |
Alto (la lógica debe probarse en FI/MM/CO/PA) |
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Facilidad para solucionar problemas |
Muy fácil (rastreable a través del Libro mayor y configuración de valoración) |
Más difícil (la lógica puede basarse en conjuntos, salidas, reglas) |
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Riesgo de mal uso |
Mínimo |
Alto: puede anular las asignaciones necesarias y provocar inconsistencias |
Información técnica
Para finalizar, conocer estas tablas te será de gran ayuda para validar y comparar la configuración a gran escala.
- TKA3A – Asignación de cuenta automática – asignaciones predeterminadas
- TKA3P – Asignación automática de cuentas por centro de beneficio
- TKA3C: Asignaciones de cuentas detalladas por área de valoración.
Módulo de funciones
Durante la contabilización de documentos, SAP ejecuta la lógica de asignación de cuentas predeterminada de OKB9 en tiempo de ejecución a través del módulo de funciones K_ACCOUNT_ASSIGNMENT_GET. Establecer un punto de interrupción en este módulo de funciones permite a los consultores rastrear cómo el sistema evalúa la configuración de OKB9 y comprender por qué se derivó (o no se derivó) una asignación de cuenta CO para una publicación específica.
Conclusión
La derivación automática de asignaciones de cuentas desempeña un papel fundamental en los procesos financieros, ya que los objetos de costos son atributos esenciales para generar estados financieros confiables y garantizar un sistema de control de costos preciso y transparente. OKB9 es una potente funcionalidad que permite la derivación automática de objetos CO en función de varios atributos. Permite a los expertos funcionales configurar y gestionar estas derivaciones de forma independiente, sin requerir ningún esfuerzo de desarrollo técnico.
